Xserverでメーリングリストを運用する時のお勧めの設定方法
記事を書いた人：Webディレクター・UCアドバイザー 前田まさみ
新たにXserverを利用するサイトで、初めてメーリングリストを利用することになりました。
そこで改めてメーリングリストの機能について調べたので、まとめました。
メーリングリストとは
複数の相手に同じ内容のメールを一斉に送信するサービスです。
メールで複数の相手に同じ内容のメールを一斉に送るためには、メール送信者が全員のメールアドレスを入力してメールを送信する必要があります。
メーリングリストであれば送信者がメーリングリスト専用のアドレス宛にメールを送信するだけで、登録されているすべてのメールアドレス宛に一斉に配信することができるサービスです。
メーリングリストのメリット
- 複数人に手間なく送れる
- アドレスの入力ミスなどの誤送信が防止できる
- 情報漏洩のリスクが低い
多くのホスティングサービスで運用できますが、今回利用するXserverでもメーリングリストの運用が可能でした。
メーリングリストの登録
Xserverのメーリングリストは、サーバパネルからメーリングリストメニューを選択して、メーリングリストアドレスとパスワードを設定します。
メーリングリストが作れたら、その他の設定はメーリングリスト用の管理画面から行います。
メンバー登録やメンバー毎の受信権限、メーリングリストの配信制限などが管理画面から設定できます。
今回は管理者メールアドレスを登録、システム・エラーメール受信設定を「受信する」にして、メーリングリスト配信時に発生したシステム・エラーの内容が管理者メールアドレス宛に届くようにしました。
ちなみに、管理者メールアドレスには登録メンバーのアドレスは使用できませんでした。メーリングリスト管理用のメールアドレスを新規で作成し、管理するようにしました。
テスト配信をしたところ
メーリングリストの周知を兼ねてテスト配信を行い、受け取ったら全員が再度メーリングリストに配信（返信）するようにしたのですが、メンバーからの配信（返信）が数件届いていないことがわかりました。
確認したところ、メンバー登録したメールアドレスは自動転送をしていて、転送先のメールアドレスから配信していたようで、メーリングリストに登録していないアドレスため、エラーになったようです。
メーリングリストの初期状態では登録されているメールアドレスのみが配信できるようになっていますので、登録以外のメールアドレスから送らないよう周知すればよいことなのですが、管理画面で設定できる機能で対応できることはないかも調べてみました。
管理画面の設定で対応できること
登録メンバーの権限の設定
元のメールアドレスと自動転送先のメールアドレスをメンバー登録する方法。
その際、元のメールアドレス宛と自動転送先のメールアドレス宛に２通メールが届くことのないように、元のメールアドレスは権限を「メール受信＋メール配信」（もしくは「メール受信のみ」）にして、自動転送先のメールアドレス宛は「メール配信のみ」にする。
メールの配信前確認
管理者メールアドレスを登録し、管理者の承認後にメールを配信する機能を利用する方法。
メールの配信前確認を「確認する」に設定した場合、管理者が承認したメールのみがメンバーに配信されるよう設定できるので、管理者は、【管理者メールアドレス】宛に送られたメールを確認し、配信を承認するかどうかを判断します。
※管理者メールアドレスに届くメールは、登録メンバーからのメールと、メンバー以外（外部のメールアドレス）からのメールです。
また、管理者メールアドレスに登録できるのは、メーリングリストに登録していないアドレスになるります。
上記2つの方法を検討した結果、今回は、管理者が全ての配信メールに承認をするのは運用上難しいということから、登録以外のメールアドレスから送らないよう周知を行い、今後エラーメールの発生頻度を踏まえて「登録メンバーの権限の設定」する方法を検討することになりそうです。
最後に
今までメーリングリストの運用を希望されたことがなく、私自身も利用したことがなかったので、改めて調べて色々と知ることができました。
今回の設定以外にも
- 配信メールのヘッダーやフッター（固定文章）を設定できる
- 過去に配信されたメールの確認ができる
- 配信エラーの管理ができ、未達のメールアドレスの削除や通知、エラー内容の確認ができる
- 公開ページを作成し、過去ログの閲覧機能や、メーリングリストの入会・退会を申し込むフォームを設置できる
- 空メール自動入会用メールアドレスを利用できる
- 任意のWebページにて入会窓口を設置できる
と多くの機能があることがわかり、理解が深まりました。
メーリングリストは、メールマガジンと同じように扱われることが多く、よく混同することもありますが、メンバー内でやり取りを行うのであれば、メーリングリストの利用が合っていますし、多くのメンバーにメールを一斉配信したいだけであればメールマガジンを利用する方がよいかもしれません。
今後も希望される利用用途に合わせて提案していきたいと思います。